Privacybeleid

Privacy-statement

adFox is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Met deze verklaring informeren wij u over hoe wij met persoonsgegevens omgaan. Indien u vragen of opmerkingen heeft over onze omgang met persoonsgegevens kunt u contact opnemen met ons via:

Contactgegevens:

Website: www.adfox.nl
Adres: Verlengde Parkweg 82, 6717 GR te Ede
Tel. 0318-668979
Email: info@adfox.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

adFox verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze dienstverlening en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Wij zijn een administratie- en belastingadvieskantoor, hetgeen betekent dat wij te maken hebben met diverse persoonsgegevens. Welke persoonsgegevens hangt af van de precieze dienst en omstandigheden. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij veelal verwerken:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Huwelijkse staat, gegevens partner en kinderen (voor zover nodig voor bijv. fiscale aangiften0
• Geboortedatum en -plaats
• Adresgegevens
• Contactgegevens (emailadres, telefoonnummer)
• IBAN en tenaamstelling
• Kopie identiteitsbewijzen
• Inkomens, WOZ-waarde en andere gegevens die voor fiscale aangiften e.d. nodig zijn
• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld in correspondentie en telefonisch

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

adFox verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:

• Burgerservicenummer (BSN)
  Alleen indien nodig. Het BSN van een persoon is vereist voor contacten met diverse overheidsorganen, zoals met name de belastingdienst.
• Gegevens van personen jonger dan 16 jaar
  Het kan voorkomen dat wij diensten (zoals een fiscale aangifte) verrichten voor personen jonger dan 16 jaar. Dat doen wij niet zonder toestemming van ouders of voogd. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@adfox.nl, dan verwijderen wij deze informatie.
• Gezondheid
  In het kader van bijvoorbeeld een aangifte Inkomstenbelasting kunnen medische gegevens van belang zijn (aftrekbare zorgkosten).

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

adFox verwerkt uw persoonsgegevens om de volgende redenen:

• Het kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting (met name fiscale verplichtingen)
• Om onze dienstverlening (zo efficiënt mogelijk) te kunnen uitvoeren zoals met u overeengekomen in een opdracht-overeenkomst
• Communicatie- en informatievoorziening
• Verzenden van onze nieuwsbrief
• U te informeren over wijzigingen van onze diensten en ter verbetering van onze diensten

Daarnaast kan het zijn dat wij contact met u opnemen om feedback te vragen over diensten die door ons zijn verleend of voor markt- of andere onderzoeksdoeleinden. Wij zijn actief op social media en als u via sociale media contact met ons opneemt verwerken wij ook uw gegevens. In voorkomende gevallen kan het zijn dat wij persoonsgegevens om andere dan bovenstaande redenen willen verwerken en dat we u daar expliciet toestemming voor vragen. Tot slot kunnen wij uw persoonsgegevens ook gebruiken om de rechten of eigendommen van onszelf en die van onze klanten en websitebezoekers te beschermen en, zo nodig, in het kader van gerechtelijke procedures.

Geautomatiseerde besluitvorming

adFox neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van adFox) tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

adFox bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

• Persoonsgegevens: 7 jaar
• Gegevens van onroerende zaken: 10 jaar

Dit zijn de bewaartermijnen op grond van belastingwetgeving.

Delen van persoonsgegevens met derden

Bij de uitvoering van onze werkzaamheden en andere bedrijfsactiviteiten kunnen wij gebruikmaken van diensten van derden, bijvoorbeeld als deze derden over specialistische kennis of middelen beschikken. Dit kunnen zogenaamde verwerkers of subverwerkers zijn, die op basis van uw exacte opdracht de persoonsgegevens zullen verwerken. Andere derden die weliswaar strikt genomen geen verwerker zijn van de persoonsgegevens maar daar wel inzage in hebben of kunnen hebben, zijn bijvoorbeeld leveranciers of hostingpartijen van online-software, adviseurs wiens advies wij betreffende uw opdracht inwinnen of personeel dat via een overeenkomst van opdracht werkzaamheden voor ons verricht.

Als het inschakelen van derden tot gevolg heeft dat zij toegang hebben tot de persoonsgegevens of die zij zelf vastleggen en/of anderszins verwerken, zullen wij met die derden (schriftelijk) overeenkomen dat zij alle verplichtingen van de AVG zullen naleven.

Het kan zijn dat wij uw persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken in verband met een wettelijke verplichting. Wij zullen in geen enkel geval uw persoonsgegevens zonder uw expliciete toestemming aan derden verstrekken voor commerciële of goede doelen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

adFox gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone.

De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te (laten) corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door adFox en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@adfox.nl.

PartnersInBedrijf wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

adFox neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wij houden hierbij o.a. rekening met het te beschermen belang en de kosten van de relevante maatregelen.

Wij verplichten onze medewerkers en eventuele derden die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding. Verder dragen wij er zorg voor dat onze medewerkers een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij afdoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG.

Verwerkersovereenkomsten

Ten aanzien van bepaalde opdrachten, o.a. de salarisadministratie, zijn wij volgens recente informatie over onze beroepsgroep verwerker in de zin van de AVG. Dit betekent dat wij in het kader van die specifieke opdrachten een verwerkersovereenkomst dienen te sluiten. Indien dit op uw situatie van toepassing is, zullen wij u hierover nader informeren.